шаблоны joomla 1.7

Какие документы лучше не подписывать главбуху

I.                    Старая первичка

Действующий главбух не вправе расписываться за предшественника

На документах, которые забыл подписать ваш предшественник, бесполезно ставить свою подпись. Если подпись главбуха — обязательный реквизит документа, то без нее он будет недействительным. И от того, распишетесь вы в нем или нет, ничего не изменится. В тот день, когда документ составляли, вы не были главбухом компании. А значит, не имели права его подписывать.

Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Например, если вы сами подпишете за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). Конечно, для этого специалисты фонда должны заметить, что в тот период был другой главбух.

Из-за вашей подписи на старой первичке проблемы возможны не только у компании, но и у контрагентов. Случается, что налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2). Но передавать документы без подписи тоже нельзя.

Решение. 

Вот три варианта подписать старую первичку:

1) пригласите бывшего главбуха, пусть он подпишет все документы, на которых забыл поставить визу;

2) оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»;

3) обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных вам документов. Попросите его расписаться. Этот вариант подойдет в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956).

 

II.             Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничном

Подписать можно — такие документы действительны. Но возникают другие опасности.

Важная деталь

Право подписи счетов-фактур от имени руководителя и главбуха можно передать и приказом, и доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Документы, которые бухгалтер подписывает в отпуске или на больничном, можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Во время отдыха или болезни главбух не обязан трудиться. Но от работы его никто не отстранял. Поэтому полномочия главбуха сохранятся, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014).

Но для компании возникают другие опасности. Привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска запрещает трудовое законодательство. За нарушения могут оштрафовать до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). А в случае с больничным еще и снизят главбуху пособие по нетрудоспособности.

Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима. В специальной строке поставит дату и код 25 — «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ (ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2).

Решение. 

Есть два способа подписать документы, когда главбух в отпуске или на больничном:

1) оформить отзыв главбуха из отпуска;

2) попросить расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха.

 

III.           Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры

Подпись главбуха не заменит визу подчиненного.

Осторожно

Чтобы главбух мог получать материальные ценности у поставщика и подписать накладную, нужна доверенность от компании.

Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой. Пять документов, которые дают бухгалтерам вашей компании право подписывать первичку, — в таблице.

Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Аналогичная ситуация с подписью кассира. Хотя главбух и расписывается в кассовых ордерах, но второй раз поставить подпись за кассира он не вправе. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014).

 

В некоторых компаниях главбухи время от времени принимают и различные материальные ценности, и работы. Например, канцелярку, небольшие ремонтные работы в офисе или услуги по обновлению программ. Как правило, такие функции не входят в обязанности бухгалтера. Поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено.

Налоговики посчитают, что компания грубо нарушила правила учета доходов и расходов, и оштрафуют ее на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше — 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Решение. 

Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если:

1) получил доверенность от компании на право подписи;

2) упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку.

 

Пять документов, которые дают право подписывать первичку

 

№№

п/п

Документ

Что он позволяет подписывать

Пример

1.      

Приказ руководителя с перечнем документов и сотрудников, которые вправе их подписывать

Внутренние документы компании, которые перечислены в приказе для конкретной должности

На основании приказа старший кассир вправе вместо главного бухгалтера подписывать приходные и расходные кассовые ордера

2.      

Приказ руководителя о временном исполнении обязанностей другого сотрудника

Документы, которые подписывал замещаемый сотрудник. Но не все, а те, которые связаны с обязанностями из должностной инструкции. На именные доверенности приказ не распространяется

Главный бухгалтер сможет подписывать табель учета рабочего времени вместо кадровика, которого замещает на время отпуска

3.      

Должностная инструкция работника

Все документы, которые связаны с исполнением сотрудником своих должностных обязанностей

Главбуху не нужен приказ, чтобы подписывать бухгалтерские справки

4.      

Закон или приказ руководителя, которым утверждена форма первичного документа

Документ утвержденной формы, если в нем указана конкретная должность сотрудника

Формы счета-фактуры и кассовых ордеров обязывают главного бухгалтера подписывать эти документы

5.      

Доверенность от имени организации на право подписи

Внешние документы. То есть те, которые компания представляет госорганам, контрагентам и другим лицам

Доверенностью передают полномочия подписать договор, получить акт и решение по проверке