шаблоны joomla 1.7

Восстановление документов

 

"Главная книга", 2010, N 9

 ВОССТАНАВЛИВАЕМ УТРАЧЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Ни одна компания не застрахована от утраты документов. И такая неприятность может произойти не только вследствие пожара, хищения, затопления. Нередко важные документы просто теряют. О том, как восстановить документы и что грозит организации, если этого не сделать, мы и поговорим.

Когда нужно восстанавливать документы

Восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.

Документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, должны храниться в течение 4 лет <1>. Если организация уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на суммы ранее полученных убытков, то документы, подтверждающие эти убытки, нужно хранить в течение всего срока, пока убытки переносятся на будущее <2>.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет <3>.

По общему правилу первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность организация обязана хранить не менее 5 лет <4>. Но для некоторых видов документов установлены более длительные сроки хранения. Например, годовые бухгалтерские балансы и приложения к ним нужно хранить постоянно <5>.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа <6>.

Ну, конечно, при утрате документов организацию более всего волнует не несоблюдение этих сроков, а возможные негативные последствия. И одним из самых неприятных последствий является невозможность документально подтвердить расходы и право на вычеты НДС и следующие за этим доначисления и штрафы. Таким образом, можно сделать вывод, что нужно обязательно восстанавливать только документы, относящиеся к периодам, которые могут быть охвачены налоговой проверкой или проверкой внебюджетных фондов (если такие проверки еще не проводились), а это 3 календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки <7>. Целесообразность восстановления остальных документов руководство организации определяет на свое усмотрение.

Давайте же подробно рассмотрим возможные неблагоприятные налоговые и "страховые" последствия отсутствия документов.

--------------------------------

<1> Подпункт 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

<2> Пункты 2, 4 ст. 283 НК РФ.

<3> Пункт 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

<4> Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

<5> Пункты "а", "б" ст. 135 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня, утв. Росархивом 06.10.2000.

<6> Пункт 2.9 Указаний по применению Перечня, утв. Росархивом 06.10.2000.

<7> Пункт 4 ст. 89 НК РФ; ч. 9 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

 

Если документы не будут восстановлены

Зачастую удается восстановить не все документы. Например, контрагент может уже ликвидироваться, а свои документы в архив не сдать <8> или вам не удалось его найти. Получается, что некоторые из ваших расходов и налоговых вычетов не будут подтверждены документально.

А обосновать правомерность применения налоговых вычетов и учета расходов должен именно налогоплательщик <9>. Если отсутствуют документы, подтверждающие расходы, при проведении выездной проверки налоговый орган доначислит вам налог на прибыль. Поэтому если по каким-то причинам вы не смогли восстановить документы, подтверждающие значительные суммы, то при налоговой проверке лучше сказать инспекторам, что у вас вообще не сохранилось никаких документов. Тогда налоговикам придется применить расчетный метод. То есть рассчитать налог на прибыль на основании имеющейся у них информации о вас, а также об аналогичных налогоплательщиках. Причем в случае применения расчетного метода налоговый орган обязан учитывать не только доходы, но и расходы <10>.

Однако в некоторых ситуациях суды приходили к выводу, что расчетный метод нужно применять и тогда, когда отсутствуют (не восстановлены) только некоторые документы, подтверждающие расходы <11>.

Что касается НДС, то по всем суммам налога, не подтвержденным счетами-фактурами, вы лишитесь права на вычет <12>.

Вычеты не будут применяться даже при исчислении НДС расчетным путем <13>. Ведь применение вычетов - это право налогоплательщика, которым он может воспользоваться только при наличии счетов-фактур <14>. А налоговый орган не может реализовать за налогоплательщика это право. Поэтому для определения суммы вычетов расчетный метод применить нельзя. Это подтверждает и судебная практика <15>.

Хотя иногда суды указывали, что и сумму вычетов нужно определять расчетным путем <16>.

Если же вам удалось восстановить счета-фактуры, то первичную документацию вы восстановить тоже, скорее всего, сможете.

Кроме того, налоговый орган может наложить на вашу компанию штраф:

- за отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских регистров:

(или) в размере 5000 руб. - если утрачены документы за один налоговый период <17>;

(или) в размере 15 000 руб. - если утрачены документы за несколько налоговых периодов <18>;

(или) 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., - если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы <19>;

- за непредставление документов, истребованных налоговым органом при проверке, в размере 50 руб. за каждый документ <20>.

Помимо этого, за непредставление истребованных ПФР или ФСС РФ документов компания может быть оштрафована на 50 руб. за каждый документ <21>.

На руководителя может быть наложен штраф <22>:

- в размере от 2000 до 3000 руб. - за нарушение сроков хранения учетных документов <23>;

- в размере от 300 до 500 руб. - за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС РФ <24>.

Но если документы были утрачены в результате пожара, кражи, затопления и других не зависящих от вас чрезвычайных обстоятельств, в суде вы сможете доказать неправомерность привлечения к ответственности за эти правонарушения в связи с отсутствием вины <25>.

Если вы поняли, что документы вам восстановить все-таки необходимо, то порядок ваших действий может быть следующим.

--------------------------------

<8> Пункт 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ.

<9> Пункт 1 ст. 252 НК РФ; Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10963/06.

<10> Подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ; Постановления ФАС ПО от 04.05.2009 по делу N А65-19622/2008; ФАС УО от 12.03.2008 N Ф09-1403/08-С2.

<11> Постановления ФАС СКО от 09.03.2010 по делу N А53-9407/2008; ФАС СЗО от 27.10.2009 по делу N А66-7842/2007; ФАС ВСО от 26.12.2007 N А19-9430/07-18-Ф02-9423/07.

<12> Пункт 1 ст. 172 НК РФ.

<13> Пункт 7 ст. 166 НК РФ.

<14> Пункт 1 ст. 171, ст. 172 НК РФ.

<15> Постановление Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8686/07; Постановления ФАС ПО от 12.12.2008 по делу N А57-1126/2007; ФАС УО от 03.03.2009 N Ф09-4483/08-С2; ФАС ЗСО от 02.03.2009 N Ф04-1250/2009(1614-А03-41); ФАС ВВО от 13.05.2009 по делу N А82-12072/2008-20; ФАС ВСО от 28.10.2009 по делу N А69-1534/08; ФАС ДВО от 26.03.2009 N Ф03-963/2009; ФАС СЗО от 01.10.2007 по делу N А44-3301/2006-9.

<16> Постановления ФАС ЗСО от 15.01.2010 по делу N А70-9235/2008; ФАС ВСО от 09.07.2008 N А33-3374/07-Ф02-3124/08; ФАС ДВО от 25.08.2008 N Ф03-А73/08-2/3440; ФАС ПО от 23.01.2007 по делу N А72-4828/06-7/241; ФАС МО от 07.12.2007 N КА-А40/12801-07; ФАС УО от 12.03.2008 N Ф09-1401/08-С2.

<17> Пункт 1 ст. 120 НК РФ.

<18> Пункт 2 ст. 120 НК РФ.

<19> Пункт 3 ст. 120 НК РФ.

<20> Пункт 1 ст. 126 НК РФ.

<21> Статья 48 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

<22> Примечание к ст. 2.4, п. 5 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ; п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

<23> Статья 15.11 КоАП РФ.

<24> Часть 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ.

<25> Пункт 2 ст. 109, пп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ; ч. 1 ст. 1.5 КоАП РФ; Постановления ФАС ВВО от 31.08.2009 по делу N А17-6799/2008; ФАС ЗСО от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14); ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/13036-08; ФАС ПО от 31.08.2009 по делу N А06-2877/08; ФАС СЗО от 30.10.2008 по делу N А56-2606/2008; ФАС ЦО от 24.08.2009 по делу N А62-945/2009, от 23.10.2008 по делу N А36-686/2008; ФАС УО от 14.04.2008 N Ф09-2372/08-С2.

 

Как восстанавливают документы

Итак, при утрате или существенном повреждении документов, подлежащих восстановлению, необходимо сделать следующее.

Шаг 1. Подтверждаем факт утраты. Если документы просто утеряны, то возьмите объяснения у работников, которые их потеряли, и действуйте так, как рассказано в шаге 4, так как вы знаете, что нужно восстанавливать. Если же произошло чрезвычайное происшествие (кража, пожар и т.п.), прежде всего нужно запастись оправдательными документами компетентных органов:

- при пожаре - справкой из органов противопожарной службы (МЧС), актом о пожаре, протоколом осмотра места происшествия <26>. Причем нужно получить хотя бы один из этих документов;

- при затоплении помещения и находящихся в нем документов - справкой о затоплении из обслуживающей организации (коммунальной службы) или от собственника здания, если вы арендатор.

Желательно, чтобы в справке (акте) было отражено, какие документы утрачены, если сохранились хоть какие-то их остатки, позволяющие определить, что там были именно они <27>. Для этого нужно незамедлительно составить опись (реестр) утраченных документов и предоставить ее компетентному органу для составления справки (акта). Но даже если в справке (или акте) документы перечислены не будут, иногда получается оспорить претензии налогового органа <28>;

- при краже - талоном-уведомлением из отделения милиции, который вам обязаны выдать при принятии вашего заявления <29>.

Эти справки дадут вам возможность получить отсрочку представления утраченных документов при их истребовании контролирующими органами <30>.

Шаг 2. Создаем комиссию по восстановлению документов. Приказ о создании комиссии можно составить так.

 

Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"

 

    г. Москва                                             15 апреля 2010 г.

 

Приказ N 18

 

В связи с произошедшим 15 апреля 2010 г. прорывом трубы системы централизованного отопления в помещении бухгалтерии ООО "Ромашка" и порчей документов, касающихся деятельности общества,

Приказываю:

Создать комиссию по восстановлению документов в составе:

- председатель - заместитель генерального директора Петров И.П.;

- члены комиссии - главный бухгалтер Никитин О.Н., бухгалтер Васильева И.Л.

 

                                         Марков

    Генеральный директор                 ------                 Марков Э.Н.

 

Шаг 3. Комиссия проводит инвентаризацию сохранившихся документов и составляет перечень тех, которые утрачены или повреждены. Порядок проведения инвентаризации документов и ее оформления в общем такой же, как при проведении обычной инвентаризации <31>.

 

К сведению

О том, как провести обычную инвентаризацию, читайте в журнале "Главная книга", 2009, N 24, с. 61; 2008, N 23, с. 41.

 

Если точно известно, какие документы утрачены, то инвентаризацию проводить не нужно. Например, утрачены конкретные документы или сгорел архив, но сохранились описи документов, в него переданных. Кстати, иногда отсутствие документов выявляют именно в ходе проведения обычной инвентаризации.

После проведения инвентаризации и установления причин утраты документов комиссия составляет акт, который должен утвердить руководитель организации. Акт можно составить в произвольной форме, но в нем обязательно нужно указать состав комиссии, привести перечень утраченных документов и причину их утраты.

Шаг 4. Восстанавливаем документы. Во избежание негативных последствий нужно попытаться восстановить утраченную документацию. Если бухгалтерский и налоговый учет велся в электронном виде и с компьютером все в порядке, задача значительно упрощается. Ведь утраченные регистры бухгалтерского и налогового учета можно просто распечатать заново. А поскольку в них отражены хозяйственные операции и реквизиты первичных документов, то вы хотя бы будете точно знать, что восстанавливать, в том числе дубликаты каких документов можно запросить у контрагентов. Собственную первичку, хранящуюся в электронном виде, можно также заново распечатать и подписать.

Сложнее тем, у кого информация в электронном виде не сохранилась. Например, если во время пожара сгорели не только документы, но и компьютеры. Тогда нужно начать с запроса во все банки, где у вас открыты счета, и попросить их дать вам копии выписок по счету и копии платежек. Такая услуга банка, как правило, является платной.

 

                                      Банк "Альфа"

                                      115551, Москва, Люсиновская ул., д. 5

                                      от ООО "Лютик", ИНН 7726117324

                                      115114, Москва, Варшавский пр., д. 4

 

Исх. N 125 от 09.03.2010

 

В целях восстановления утраченной документации просим вас в возможно короткий срок предоставить нам копии всех расчетных документов о поступлении и списании денежных средств, а также выписок банка по счетам нашей организации за 2007 - 2010 гг. Номера расчетных счетов:

40702810600000001234,

40702810600000001543,

40702810600000001748.

 

                                               Петров

    Генеральный директор ООО "Лютик"           ------           Петров А.Н.

 

На основании копий банковских документов вы можете установить, когда, кому, от кого и в какой сумме получены или перечислены деньги, а возможно, и на основании каких документов. А определив ваших контрагентов, вы сможете запросить у них дубликаты документов (например, договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур).

 

                                      Генеральному директору ЗАО "Мандарин"

                                      Зарипову Э.К.

                                      115189, Москва, Бирюлевская ул., д. 3

                                      от ООО "Лютик", ИНН 7726117324

                                      115114, Москва, Варшавский пр., д. 4

 

Исх. N 151 от 31.03.2010

 

10 июля 2009 г. мы отгрузили ЗАО "Мандарин" партию готовой продукции по договору от 18.06.2009 N 35. Просим вас выслать нам копии имеющихся у вас экземпляров договора, товарной накладной и счета-фактуры.

Заранее благодарны.

 

                                               Петров

    Генеральный директор ООО "Лютик"           ------           Петров А.Н.

 

Если же вы не смогли вспомнить, когда и что отгружали тому или иному контрагенту, попросите его "для проведения инвентаризации дебиторской задолженности" прислать вам акт сверки за определенный период. А на основании акта сверки вы сможете запросить и копии первички.

Кроме того, можно обратиться в налоговую инспекцию и попросить предоставить копии бухгалтерской и налоговой отчетности, чтобы знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении документов.

 

                                      ИФНС России N 26 по г. Москве

                                      от ООО "Лютик", ИНН 7726117324,

                                      КПП 772601001,

                                      115114, Москва, Варшавский пр., д. 4,

                                      контактный телефон (495) 616-1111

 

Исх. N 126 от 09.03.2010

 

Просим вас предоставить нам копии имеющейся у вас бухгалтерской и налоговой отчетности нашей организации за 2007 - 2009 гг.

Заранее благодарны.

 

                                               Петров

    Генеральный директор ООО "Лютик"           ------           Петров А.Н.

 

Конечно, инспекция не обязана предоставлять вам копии отчетности, но и в налоговом органе работают тоже люди.

 

* * *

Как видим, даже если документы восстановить не удалось, но они были утрачены по уважительным причинам, штрафов можно избежать, налог на прибыль может быть определен расчетным путем, а вот применить вычет без счета-фактуры вряд ли удастся.

--------------------------------

<26> Письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190.

<27> Постановление ФАС ВСО от 10.05.2006 N А19-18229/05-43-Ф02-1919/06-С1.

<28> Постановление ФАС МО от 26.02.2008 N КА-А40/596-08.

<29> Пункт 4 Инструкции о приеме, регистрации и проверке в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы сообщений о преступлениях и происшествиях, утв. Приказом Минюста России от 11.07.2006 N 250; п. 22 Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях, утв. Приказом МВД России от 01.12.2005 N 985.

<30> Подпункт 1 п. 1 ст. 31, п. 3 ст. 93 НК РФ; п. 1 ч. 1 ст. 29, ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

<31> Пункт 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

 

А.Л.Судакова

Экономист

Подписано в печать

23.04.2010

 

Ответственность за нарушение порядка хранения

и уничтожения документов

 

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов РФ, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ. Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

Согласно ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Административная ответственность в данном случае регулируется ст. 13.20 КоАП РФ, в соответствии с которой нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

- на граждан - в размере от 100 до 300 руб.;

- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение.

Заметим, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета в результате неправильного их хранения является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (п. 3 ст. 120 НК РФ). Такие нарушения в соответствии с п. 2 ст. 120 НК РФ влекут за собой наложение штрафа от 5000 до 15 000 руб.

Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Указанные штрафы не налагаются на учреждение, если оно представит доказательства, что документы утеряны не по вине учреждения, а вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление). Такими доказательствами могут быть справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью, справка от пожарных и т.д. Однако следует иметь в виду, что если документы сгорели, а в помещении, в котором они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают.

Аналогично и с кражей. Если помещение, в котором хранились документы, не запиралось, то штраф придется уплатить.

Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать ее по ст. 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.

Ответственность за организацию хранения документов учреждения несет руководитель, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности - еще и главный бухгалтер.